Domande frequenti sulla posta certificata PEC

Dubbi sulla Posta Elettronica Certificata PEC? Qui trovate la risposta ad alcuni dei quesiti più ricorrenti

Che cos’è la Posta Elettronica Certificata PEC?

La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un sistema di trasporto di documenti informatici che presenta forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale, con in più la possibilità di ottenere la garanzia del ricevimento (o meno) del messaggio da parte del destinatario.

A che cosa serve la posta certificata PEC?

La PEC può essere utilizzata per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente necessita della prova dell’invio e del ricevimento (o meno) del messaggio da parte del destinatario.

Che cos'è la CEC-PAC?

La CEC-PAC (Comunicazione Elettronica Certificata tra la Pubblica Amministrazione e il Cittadino) è una modalità di Posta Certificata gratuita per il cittadino, che consente di dialogare esclusivamente con la Pubblica Amministrazione e non può essere utilizzata per comunicazioni tra aziende, professionisti o tra cittadini.

Che differenza c'è tra la posta certificata PEC e CEC-PAC?

La PEC può essere acquistata da uno dei Gestori attualmente autorizzati dal Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA), tra i quali TWT, per uso personale o aziendale e permette di comunicare non solo con la Pubblica Amministrazione, ma anche tra aziende, professionisti e cittadini.
La CEC-PAC è un canale di comunicazione chiuso ed esclusivo tra Pubblica Amministrazione e cittadino. Non sono, infatti, previste comunicazioni al di fuori di tale canale, per esempio tra cittadino e cittadino o nelle relazioni tra realtà aziendali, nei rapporti con banche, clienti e fornitori.

Come fare per iscrivere o modificare la casella di posta certificata PEC al Registro Imprese?

E’ possibile comunicare come casella di posta certificata dell’impresa quella con il dominio @postacertificata.gov.it?

No, perché la casella PEC @postacertificata.gov.it è stata introdotta con l'articolo 16 bis comma 5 della legge 2/2009, con la finalità di attribuire senza oneri una casella di PEC ai cittadini che ne facessero richiesta, ed è destinata esclusivamente alle comunicazioni tra Pubblica Amministrazione e Cittadino, e viceversa.

Ho già comunicato l’indirizzo di posta certificata PEC al Registro Imprese. Mi sono accorto che è scaduto. Cosa devo fare?

Una volta comunicato l’indirizzo PEC al Registro Imprese è necessario mantenerlo sempre valido e attivo. Se la casella PEC risulta scaduta occorre:

  • contattare il Gestore del servizio e chiedere, se ancora possibile, il rinnovo del servizio. In caso di rinnovo, anche successivo alla scadenza, non è necessario effettuare alcuna comunicazione aggiuntiva al Registro Imprese;
  • qualora il rinnovo della casella scaduta non sia possibile, inviare una comunicazione di variazione della PEC al Registro delle Imprese, comunicando un nuovo indirizzo PEC valido e attivo.

Alle imprese è consentito avere più caselle di posta certificata PEC ma nella modulistica è prevista la pubblicazione nel R.I. di un solo indirizzo PEC. In questi casi quale casella PEC deve essere comunicata?

Si deve comunicare la casella PEC ufficiale o che si intende ufficializzare nel Registro Imprese.

Quali sono le sanzioni previste?

La società che non ha comunicato il proprio indirizzo PEC al Registro Imprese entro il 30 giugno 2012 è soggetta, come confermato dal Ministero dello Sviluppo Economico nella circolare 3645/C del 3 novembre scorso), all'applicazione della sanzione prevista dall'articolo 2630 del Codice civile. Lo Statuto delle imprese (legge 180/2011) ha dimezzato l'importo della sanzione, che oggi va dunque da un minimo di 103 euro a un massimo di 1.032 euro. La sanzione si riduce a un terzo per coloro che adempiono entro i trenta giorni successivi alla scadenza.

Che differenza c’è tra la raccomandata con ricevuta di ritorno e il servizio di posta certificata PEC, dal punto di vista economico, di tempo e praticità del servizio?

Il servizio ha tutti i requisiti della raccomandata con A/R cui si aggiungono notevoli vantaggi sia in termini di tempo che di costi. In particolare, nella PEC si riscontra semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro, riproduzione, archiviazione e ricerca del messaggio. In caso di invio multiplo a più destinatari, per esempio, i costi sono decisamente più bassi rispetto a quelli dei mezzi tradizionali.
Inoltre, è possibile consultare la propria casella email da postazioni diverse, anche fuori dal proprio ufficio: basta infatti un PC connesso a Internet.

Dove è possibile trovare la normativa di riferimento della posta certificata PEC?

La normativa è interamente presente e scaricabile dall’apposita sezione del sito di Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA).

Le modalità di utilizzo della posta certificata PEC sono diverse da quelle di una normale posta elettronica?

Le modalità di utilizzo della PEC sono le stesse della normale posta elettronica. Si può accedere alla propria casella di PEC, infatti, sia attraverso un client di posta elettronica, sia attraverso un qualsiasi browser tramite web mail.

Quali caratteristiche ha in più la posta certificata PEC rispetto all’email tradizionale?

La PEC, per quanto in apparenza simile al servizio di posta elettronica tradizionale, offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo livelli minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge; la certificazione dell’invio e della consegna del messaggio; l’opponibilià a terzi delle evidenze (ovvero una sequenza di bit elaborata da una procedura informatica) relative alle operazioni di invio e ricezione di un messaggio.

In quali casi è preferibile inviare messaggi di posta certificata PEC?

La casella certificata PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni ufficiali per le quali il mittente vuole avere delle evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio. Ciò non toglie che, volendo, la casella possa essere utilizzata per qualsiasi comunicazione anche nel caso in cui non sia indispensabile la certificazione dell’invio e della consegna.

In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di posta certificata PEC?

Nel momento in cui l’utente invia il messaggio, riceve dal proprio Gestore di PEC (che deve essere iscritto nell’elenco di Agenzia per l'Italia digitale, ex DigitPA) una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione di data e orario, a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.

La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario?

No. La certificazione è relativa solo all’invio del messaggio e alla consegna dello stesso nella casella di posta elettronica certificata PEC del destinatario.

La posta certificata PEC è in grado di garantire l’identità della casella mittente?

Sì. L’inalterabilità è assicurata dell’indirizzo associato alla casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio PEC.

La posta certificata PEC è in grado di garantire l’associazione fra il titolare del servizio e la relativa casella di posta elettronica certificata?

Sì. Il soggetto che intende richiedere un servizio di posta elettronica certificata deve presentare al Gestore PEC, oltre alla richiesta di attivazione del servizio, anche un documento che attesti la sua identità.

La posta certificata PEC consente di individuare in modo certo la provenienza del messaggio?

Sì, dal momento che è garantita l’inalterabilità dell’indirizzo associato alla casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio. Inoltre, proprio questa particolarità del servizio di posta certificata PEC risulta essere un valido deterrente contro il fenomeno dello SPAM.

Da una casella di posta certificata PEC è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella di posta elettronica?

Sì. Nel solo caso in cui il destinatario sia dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata, però sia l’invio che la ricezione di un messaggio di PEC hanno valore legale.

È possibile inviare messaggi di Posta Elettronica Certificata tra utenti che utilizzano Gestori di PEC differenti?

Sì. La normativa impone ai differenti gestori di PEC di garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti.

Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto?

Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può negare l’avvenuta ricezione, dal momento che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata e inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato nella casella di PEC del destinatario, certificandone l’avvenuta consegna.

Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenerne una copia valida a fini legali?

Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute può rivolgersi al proprio Gestore PEC, che ha l’obbligo di conservare la traccia informatica delle operazioni svolte e può quindi riprodurre le ricevute mantenendone inalterato il valore giuridico.

Per quanto tempo presso il server del gestore di posta certificata PEC rimane traccia di tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate?

La normativa impone ai Gestori di PEC di tenere traccia di tutte le trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi, in un apposito archivio informatico.

Quali sono gli aspetti concernenti la sicurezza e la privacy dei dati personali dei titolari di caselle di posta certificata PEC?

La normativa impone ai Gestori di PEC di applicare tutte le procedure atte a garantire la sicurezza e la privacy dei dati personali. Analogo livello di sicurezza è garantito anche per le informazioni archiviate.

Quali sono i livelli di sicurezza garantiti per il servizio di posta certificata PEC?

La normativa di riferimento fissa i livelli minimi di sicurezza che devono essere garantiti dal Gestore PEC ai propri utenti. In particolare, il Gestore PEC è tenuto a informare il mittente, bloccandone la trasmissione, della eventuale presenza di virus nelle email inviate o ricevute.

Come evitare che il mio client di posta [Outlook, Mozilla Thunderbird, Eudora, ecc.] mi avverta di non riconoscere il certificato con cui vengono firmate le mail di posta certificata PEC?

Tutti i gestori di Posta Elettronica Certificata, tra i quali TWT, firmano i messaggi, le ricevute e gli avvisi con certificati digitali rilasciati da Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA).
Per fare in modo che il vostro client di posta (quale per esempio Outlook, Mozilla Thunderbird, Eudora, ecc.) riconosca la validità di questi certificati, è necessario aver installato il certificato Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA), disponibile a questo link:
Certificato Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA) CA1 ».
Per installare il certificato, nella finestra che si aprirà, cliccare su Apri (Open); nella seconda finestra cliccare su Installa certificato (Install certificate).

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